Jadi
semua cerita bermula sekitaran 6 bulan yang lalu. Ketika itu temen
organisasiku, yang juga sekaligus teman daerah asalku mengirim sebuah pesan
singkat melalui instant messenger line,
pesan singkat yang disampaikan tersebut intinya adalah mengajak aku untuk ikut menjadi
koordinator divisi publikasi, dokumentasi dan dekorasi (PDD) pasda acara lomba
karya tulis ilmiah (LKTI)
Sehubung
dengan prinsipku, setiap tantangan harus diterima dan setiap hal yang baru
harus dicoba, tanpa pikir panjang aku langsung mengiyakan ajakan untuk ikut
menjadi koor divis PDD tersebut. Walaupun aku sadar, bahwasanya pengalamanku
masih kurang dan konsekuensi terbesarnya apabila aku gagal adalah publikasi,
dokumentasi dan dekorasi acara ini akan hancur.
Jujur
saja awalnya aku sama sekali tidak mengerti dan mengetahui detail lengkap dan
konsep dari acara ini. Singkat cerita pertemuan pertama panitia inti dan para
koor dilaksanakan. Pada pertemuan perdana tersebut, para panitia inti
menjelaskan detail acara. Setelah memiliki gambaran singkat kamipun mulai mengerti
dan memahami, maksud dan tujuan hingga konsep acara ini.
LSF
adalah acara yang diselengarakan oleh Laboratorium Mahasiswa Universitas Islam
Indonesia (Labma UII). Jadi labma ini merupakan kelompok studi universitas yang
fokus kepada penelitian. Acara LSF memiliki 4 rangkaian acara besar yaitu,
LKTIN, Smeinar Nasional, Gala Diner, dan
Field Trip. Rangkaian acra ini dilaksanakan selama 3 hari berturut-turut dan
dilaksanakan di Universitas Islam Indonesia. Nantinya acara ini akan menjadi
acara tahunan yang bisa dikuti oleh seluruh lapisan masyarakat (untuk seminar)
dan seluruh mahasiswa Indonesia untuk LKTIN.
Sejalan
dengan berjalannya waktu, dan kami mulai sering bertemu dan berdiskusi lamban
laun aku mulai beradaptasi dan nyaman dengan kepanitian ini. Hingga akhirnya aku
memutuskan untuk fix mengutamakan kepanitian ini dan akan berusaha semasimal
mungkin menuangkan pemikiran dan ide untuk acara ini.
Nama
yang dipilih untuk acara ini adalah Labma Scientific Fair
(LSF) 2017, setelah nama fix, kami mulai mencanangkan proses rekrutmen panitia. Kerjaan awalkupun
dimulai disini. Aku sebagai koor PDD mempunyai tugas awal untuk membuat dan
mennyebarkan poster informasi terkait proses rekrutmen panitia LSF 2017. Setalah proses penyebaran informasi rekrutmen selesai dan para pendaftarpun telah
banyak, masuklah ke tahap selanjutnya yaitu wawancara.
Para
koor memiliki wewenang untuk menjadi pewawancara. Dan seketika aku kembali
menyadari, bahwa dunia memang benar berputar, putaranya begitu sangat cepat, padahal
baru beberapa waktu yang lalu tepatnya semester satu aku begitu sering
mengikuti wawancara untuk sekedar bisa ikut menjadi bagian dari kepanitiaan,
dan kini di semester dua aku telah menjadi orang yang mewawancarai calon
panitia lain. Bahkan aku punya wewenang untuk memutuskan orang tersebut layak
atau tidak menjadi panitia.
Jika
diingat lucu memang, bahwa ada suatu ketika aku harus menerima kenyataan, saat
aku sedang bersemangat namun ditolak
untuk menjadi bagian dari kepanitiaan sebuah acara yang jujur jika dibandikan acara tersebut
skalanya tidak lebih besar bahkan jauh dari acaraku saat ini.
Kalo
ditanya soal pengalaman menjadi panitia, jujur saja aku tidak seaktif
teman-teman lainya. Aku memang sempat sekali menjadi staf PDD disuatu kepanitia
yang acaranya sedikit banyak formatnya sama dengan acara LSF ini. Namun
sayangnya di acara tersebut aku tidak mengikuti full acara selama tiga hari, Aku
hanya mengikuti setengah hari pada hari pertama, hal ini karena memang ketika
itu aku tidak memprioritaskan acara tersebut. Walau memang sebelum hari acara aku
sedikit banyak terlibat aktif dalam persiapan acara tersebut, memang peranku
tidak terlalu signifikan namun setidaknya ada beberapa hal yang sempat aku
kerjakan.
Mungkin
ini merupakan kegilaan pertama dari acara LSF 2017 ini. Seorang yang tidak
berpengalaman sepertiku bisa ditunjuk menjadi koor, memang tidak ada yang harus
dipermasalhkan terkait hal tersebut, karena memang pengalaman harus diciptakan,
member kesempatan orang yang tidak berpengalaman merupakan salah satu jalan untuk
menciptakan pengalaman kepada orang tersebut.
Jujur
aku sangat bersyukur bisa menjadi bagian dari LSF 2017, karena disini aku bisa
menciptakan pengalamanku, membentu pengalaman yang begitu amat sangat berharga.
Aku juga bersyukur bisa memimpin divisi yang sesuai dengan passionku. Walau memang
ada beberapa bidang yang tidak bisa aku dan tim kerjakan secara maksimal, namun
yang pesti ini menjadi pengalaman berharga yang tidak hanya sekedar berlalu
begitu saja.
Memilih
pemimpin yang tidak berengalaman, tidak seutuhnya salah. Karena tidak mungkin
ada pengalaman tanpa adanya kesempatan. Biarkan LSF menjadi kesempatan untuk
kami memperolah pengalaman awal. Bye the
way, dari hasil analisa saya teman-teman koor yang tidak berpengalaman
bukan hanya saya seorang namun ada beberapa, dan bahkan sebagian besar relative
sama, LSF menjadi pengalaman pertama mereka memimpin sebuah divisi.
Kembali
ke cerita. Setelah proses seleksi panitia selesai, masing-masing divisipun kini
telah memiliki beberapa anggota. Divisiku sendiri PDD, memiliki total 10
anggota termasuk denganku. Jujur diawal proses kerja sama aku bersama para
anggota divisku begitu ribet, karena pada umumnya mereka memiliki full kegitan masing-masing, bahkan ada
beberapa yang begitu jelas tanpak bahwa mereka tidak fokus dengan LSF, sehingga
aku sering turun tanggal langsung untuk mengerjakan segala sesuatu. Memang ini
bukan cirri kepemimpinan yang baik menurutku pribadi, namun jika terlalu
mengharapkan aku rasa juga tidak baik, ketika itu aku baikan berada pada dua
keadaan yang salah.
Namun
lambat laun, aku mulai mendapatkan feel dengan
para anggota divisiku, mereka rupanya memiliki semangat yang sama besar untuk
ikut menyukseskan acara LSF ini. Bahkan ada salah satu anggotau yang menawarkan
diri dan bertanya apa yang bisa dia kerjakan. Pertanyaan tersebut membuatku
menyadari bahwa ada sebuah kepedulian tersendiri di masing-masing mereka
terhadap LSF ini. Seketika aku kembali merasa bersalah, aku terlalu sibuk
mengerjakan segala sesuatu sendiri, sehingga anggota divisiku merasa
terhiraukan bahkan sampai-sampai mereka harus menawarkan diri bertanya apa yang
bisa dibantu.
Sensasi
berbeda benar-benar aku dapatkan disini. Kepanitian kali ini sungguh berbeda
dengan yang sebelumnya. Ada kegilaan lain tercipta pada kepanitian ini. Kami
mencoba menerobos batas kewajaran dengan memberlakukan sistem kepanitian yang
tidak biasa dari sebelumnya, sistem kepanitian yang tidak lazim dilakukan di
UII, yaitu kami menggunakan sistem kepanitian tunggal. Di UII, hampir mayoritas
kepanitian menggunakan sistem SC OC, aku pribadi jujur tidak senang dnegan
sistem kepanitian tersebut. Salah satu alasan yang membuat aku pribadi tidak
setuju dengan SC OC adalah sistematika ini merupakan sistem kepanitian yang
turun temurun yang tidak pernah ada evaluasi dan perbaikan. Jujur saja, aku
memandang posisi OC disini hanya sebagai EO, ini karena sistem dari SC OC yang
membuat OC hanya sebagai eksekutor, tanpa bisa menjadi konseptor, yang berperan
sebagai konseptor hanyalah SC.
Kesuksesan
acara LSF yang mengusung kepanitian tunggal aku harap bisa menajdi contoh baik
bagi lembaga yang masih setia menggunakan sistematika SC OC. Memang sistematika
ini sah-sah saja dijalankan, toh kewenangan kembali kepada anggota masing –
masing lembaga, namun satu hal yang ingin aku sampaikan. Bahwasanya tidak semua
yang pendahulumu lakukan itu baik, hal terbaik yang bisa dilakukan adalah
mengevalusi dan membuat pembaharun pada hal-hal yang tida baik.
Lanjut
cerita. Beberpa bulan berlalu, tanpa terasa acara LSF tinggal hitungan hari.
Segala bentuk persiapan telah kami lakukan, sehingga kami mulai percaya diri
untuk menyambut acara yang terdiri dari beberapa rangkaian acara ini. Tugas divisiku tentu sama sesuai dengan
namanya adalah terus mempublikasi seluruh elemen acara pada saat pra-event.
Sedangkan pada hari berlangsungnya acara, tugas kami yaitu mendekorasi dan mendokumetasi
seluruh sendi acara. Tidak sampai disitu, setelah acara divisi PDD masih punya
tugas untuk mempublikasi acara secara keseluruhan.
Namun
dibalik kesempurnaan LSF, ada kekurangan yang telah divisiku perbuat, kami
telah mengecewakan banyak panitia lantaran banyak hasil foto yang tidak sesuai
dengan expektasi. Mulai dari kurang munculnya wajah mereka, kemudian juga wajah
para pembicara yang kurang close up, hingga ada beberapa foto yang sedikit
blur. Tidak sampai disitu, permasalahan lain yang kami hadapi adalah adanya
pihak sponsor yang menuntuk ganti rugi, karena kurangnya dokumentasi saat
penyerahan hadiah dari sponsor.
Tapi,
kami bersyukur bias melewati beberapa kesalahan tersebut dengan bijak. Kami
mencoba untuk segera menyelesaikan perkara-perkara yang belum usai pasca acara.
Aku pribadi selalu yakin, bahwa ada hikmah dari setiap kejadian, da nada pesan
disetiap pengalaman. Semoga apa yang telah kami panitia lakukan dalam hal
menyukseskan LSF bias bermanfaat dan diangggap sebgai ibada di hari akhirat
kelak.
Ini beberapa dokumentasi LSF 2017
Tidak ada komentar:
Posting Komentar