LSF 2017, Acara Gila yang Sukses dengan Sempurna.


Jadi semua cerita bermula sekitaran 6 bulan yang lalu. Ketika itu temen organisasiku, yang juga sekaligus teman daerah asalku mengirim sebuah pesan singkat melalui instant messenger line, pesan singkat yang disampaikan tersebut intinya adalah mengajak aku untuk ikut menjadi koordinator divisi publikasi, dokumentasi dan dekorasi (PDD) pasda acara lomba karya tulis ilmiah (LKTI) 

Sehubung dengan prinsipku, setiap tantangan harus diterima dan setiap hal yang baru harus dicoba, tanpa pikir panjang aku langsung mengiyakan ajakan untuk ikut menjadi koor divis PDD tersebut. Walaupun aku sadar, bahwasanya pengalamanku masih kurang dan konsekuensi terbesarnya apabila aku gagal adalah publikasi, dokumentasi dan dekorasi acara ini akan hancur.

Jujur saja awalnya aku sama sekali tidak mengerti dan mengetahui detail lengkap dan konsep dari acara ini. Singkat cerita pertemuan pertama panitia inti dan para koor dilaksanakan. Pada pertemuan perdana tersebut, para panitia inti menjelaskan detail acara. Setelah memiliki gambaran singkat kamipun mulai mengerti dan memahami, maksud dan tujuan hingga konsep acara ini.

LSF adalah acara yang diselengarakan oleh Laboratorium Mahasiswa Universitas Islam Indonesia (Labma UII). Jadi labma ini merupakan kelompok studi universitas yang fokus kepada penelitian. Acara LSF memiliki 4 rangkaian acara besar yaitu, LKTIN, Smeinar Nasional,  Gala Diner, dan Field Trip. Rangkaian acra ini dilaksanakan selama 3 hari berturut-turut dan dilaksanakan di Universitas Islam Indonesia. Nantinya acara ini akan menjadi acara tahunan yang bisa dikuti oleh seluruh lapisan masyarakat (untuk seminar) dan seluruh mahasiswa Indonesia untuk LKTIN.

Sejalan dengan berjalannya waktu, dan kami mulai sering bertemu dan berdiskusi lamban laun aku mulai beradaptasi dan nyaman dengan kepanitian ini. Hingga akhirnya aku memutuskan untuk fix mengutamakan kepanitian ini dan akan berusaha semasimal mungkin menuangkan pemikiran dan ide untuk acara ini.

Nama yang dipilih untuk acara ini adalah Labma Scientific Fair (LSF) 2017, setelah nama fix, kami mulai mencanangkan proses rekrutmen panitia. Kerjaan awalkupun dimulai disini. Aku sebagai koor PDD mempunyai tugas awal untuk membuat dan mennyebarkan poster informasi terkait proses rekrutmen panitia LSF 2017. Setalah proses penyebaran informasi rekrutmen selesai dan para pendaftarpun telah banyak, masuklah ke tahap selanjutnya yaitu wawancara.

Para koor memiliki wewenang untuk menjadi pewawancara. Dan seketika aku kembali menyadari, bahwa dunia memang benar berputar, putaranya begitu sangat cepat, padahal baru beberapa waktu yang lalu tepatnya semester satu aku begitu sering mengikuti wawancara untuk sekedar bisa ikut menjadi bagian dari kepanitiaan, dan kini di semester dua aku telah menjadi orang yang mewawancarai calon panitia lain. Bahkan aku punya wewenang untuk memutuskan orang tersebut layak atau tidak menjadi panitia.

Jika diingat lucu memang, bahwa ada suatu ketika aku harus menerima kenyataan, saat aku sedang bersemangat  namun ditolak untuk menjadi bagian dari kepanitiaan sebuah acara  yang jujur jika dibandikan acara tersebut skalanya tidak lebih besar bahkan jauh dari acaraku saat ini.

Kalo ditanya soal pengalaman menjadi panitia, jujur saja aku tidak seaktif teman-teman lainya. Aku memang sempat sekali menjadi staf PDD disuatu kepanitia yang acaranya sedikit banyak formatnya sama dengan acara LSF ini. Namun sayangnya di acara tersebut aku tidak mengikuti full acara selama tiga hari, Aku hanya mengikuti setengah hari pada hari pertama, hal ini karena memang ketika itu aku tidak memprioritaskan acara tersebut. Walau memang sebelum hari acara aku sedikit banyak terlibat aktif dalam persiapan acara tersebut, memang peranku tidak terlalu signifikan namun setidaknya ada beberapa hal yang sempat aku kerjakan.

Mungkin ini merupakan kegilaan pertama dari acara LSF 2017 ini. Seorang yang tidak berpengalaman sepertiku bisa ditunjuk menjadi koor, memang tidak ada yang harus dipermasalhkan terkait hal tersebut, karena memang pengalaman harus diciptakan, member kesempatan orang yang tidak berpengalaman merupakan salah satu jalan untuk menciptakan pengalaman kepada orang tersebut.

Jujur aku sangat bersyukur bisa menjadi bagian dari LSF 2017, karena disini aku bisa menciptakan pengalamanku, membentu pengalaman yang begitu amat sangat berharga. Aku juga bersyukur bisa memimpin divisi yang sesuai dengan passionku. Walau memang ada beberapa bidang yang tidak bisa aku dan tim kerjakan secara maksimal, namun yang pesti ini menjadi pengalaman berharga yang tidak hanya sekedar berlalu begitu saja.

Memilih pemimpin yang tidak berengalaman, tidak seutuhnya salah. Karena tidak mungkin ada pengalaman tanpa adanya kesempatan. Biarkan LSF menjadi kesempatan untuk kami memperolah pengalaman awal. Bye the way, dari hasil analisa saya teman-teman koor yang tidak berpengalaman bukan hanya saya seorang namun ada beberapa, dan bahkan sebagian besar relative sama, LSF menjadi pengalaman pertama mereka memimpin sebuah divisi.

Kembali ke cerita. Setelah proses seleksi panitia selesai, masing-masing divisipun kini telah memiliki beberapa anggota. Divisiku sendiri PDD, memiliki total 10 anggota termasuk denganku. Jujur diawal proses kerja sama aku bersama para anggota divisku begitu ribet, karena pada umumnya mereka memiliki full kegitan masing-masing, bahkan ada beberapa yang begitu jelas tanpak bahwa mereka tidak fokus dengan LSF, sehingga aku sering turun tanggal langsung untuk mengerjakan segala sesuatu. Memang ini bukan cirri kepemimpinan yang baik menurutku pribadi, namun jika terlalu mengharapkan aku rasa juga tidak baik, ketika itu aku baikan berada pada dua keadaan yang salah.

Namun lambat laun, aku mulai mendapatkan feel dengan para anggota divisiku, mereka rupanya memiliki semangat yang sama besar untuk ikut menyukseskan acara LSF ini. Bahkan ada salah satu anggotau yang menawarkan diri dan bertanya apa yang bisa dia kerjakan. Pertanyaan tersebut membuatku menyadari bahwa ada sebuah kepedulian tersendiri di masing-masing mereka terhadap LSF ini. Seketika aku kembali merasa bersalah, aku terlalu sibuk mengerjakan segala sesuatu sendiri, sehingga anggota divisiku merasa terhiraukan bahkan sampai-sampai mereka harus menawarkan diri bertanya apa yang bisa dibantu.

Sensasi berbeda benar-benar aku dapatkan disini. Kepanitian kali ini sungguh berbeda dengan yang sebelumnya. Ada kegilaan lain tercipta pada kepanitian ini. Kami mencoba menerobos batas kewajaran dengan memberlakukan sistem kepanitian yang tidak biasa dari sebelumnya, sistem kepanitian yang tidak lazim dilakukan di UII, yaitu kami menggunakan sistem kepanitian tunggal. Di UII, hampir mayoritas kepanitian menggunakan sistem SC OC, aku pribadi jujur tidak senang dnegan sistem kepanitian tersebut. Salah satu alasan yang membuat aku pribadi tidak setuju dengan SC OC adalah sistematika ini merupakan sistem kepanitian yang turun temurun yang tidak pernah ada evaluasi dan perbaikan. Jujur saja, aku memandang posisi OC disini hanya sebagai EO, ini karena sistem dari SC OC yang membuat OC hanya sebagai eksekutor, tanpa bisa menjadi konseptor, yang berperan sebagai konseptor hanyalah SC.

Kesuksesan acara LSF yang mengusung kepanitian tunggal aku harap bisa menajdi contoh baik bagi lembaga yang masih setia menggunakan sistematika SC OC. Memang sistematika ini sah-sah saja dijalankan, toh kewenangan kembali kepada anggota masing – masing lembaga, namun satu hal yang ingin aku sampaikan. Bahwasanya tidak semua yang pendahulumu lakukan itu baik, hal terbaik yang bisa dilakukan adalah mengevalusi dan membuat pembaharun pada hal-hal yang tida baik.

Lanjut cerita. Beberpa bulan berlalu, tanpa terasa acara LSF tinggal hitungan hari. Segala bentuk persiapan telah kami lakukan, sehingga kami mulai percaya diri untuk menyambut acara yang terdiri dari beberapa rangkaian acara ini.  Tugas divisiku tentu sama sesuai dengan namanya adalah terus mempublikasi seluruh elemen acara pada saat pra-event. Sedangkan pada hari berlangsungnya acara, tugas kami yaitu mendekorasi dan mendokumetasi seluruh sendi acara. Tidak sampai disitu, setelah acara divisi PDD masih punya tugas untuk mempublikasi acara secara keseluruhan.

Namun dibalik kesempurnaan LSF, ada kekurangan yang telah divisiku perbuat, kami telah mengecewakan banyak panitia lantaran banyak hasil foto yang tidak sesuai dengan expektasi. Mulai dari kurang munculnya wajah mereka, kemudian juga wajah para pembicara yang kurang close up, hingga ada beberapa foto yang sedikit blur. Tidak sampai disitu, permasalahan lain yang kami hadapi adalah adanya pihak sponsor yang menuntuk ganti rugi, karena kurangnya dokumentasi saat penyerahan hadiah dari sponsor.


Tapi, kami bersyukur bias melewati beberapa kesalahan tersebut dengan bijak. Kami mencoba untuk segera menyelesaikan perkara-perkara yang belum usai pasca acara. Aku pribadi selalu yakin, bahwa ada hikmah dari setiap kejadian, da nada pesan disetiap pengalaman. Semoga apa yang telah kami panitia lakukan dalam hal menyukseskan LSF bias bermanfaat dan diangggap sebgai ibada di hari akhirat kelak.

Ini beberapa dokumentasi LSF 2017






 











 













0 Komentar

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...